Tips voor het organiseren van een toolboxmeeting

Organiseer een meeting van ongeveer 20 minuten. Kies voor de meeting een onderwerp dat op dat moment actueel is, betrekking heeft op jullie organisatie en invloed heeft op de veiligheid en gezondheid van alle medewerkers. Werk de juiste werkwijze uit. Het helpt om dit visueel te maken, zodat het voor iedereen duidelijk is wat je bedoelt. Laat alle deelnemers weten wanneer de toolboxmeeting plaatsvindt en communiceer de agenda. Zorg ook dat alle materialen klaarliggen die tijdens de toolboxmeeting gebruikt worden.

Geef aan waarom er is gekozen voor dit veiligheidsonderwerp. Dit kan zijn naar aanleiding van een incident of ongeval dat heeft plaatsgevonden binnen de organisatie, een bepaalde werkwijze of een wetswijziging omtrent veilig werken. Geef iedereen de ruimte om vragen te stellen, zijn of haar mening te geven of zijn ervaring te delen. Geef aan wat de gewenste werkwijze is om binnen jullie organisatie op een veilige manier te werken. Bespreek met elkaar wat er nodig is en welke zaken er veranderd moeten worden om volgens de nieuwe, gewenste werkwijze te kunnen werken.

Vat het gesprek samen en noteer de actiepunten die eruit voortkomen. Koppel terug naar alle deelnemers wat er met de actiepunten gedaan wordt en binnen welke termijn. Vraag ook naar feedback van alle deelnemers over de meeting, zodat hier in het vervolg wat mee gedaan kan worden en de toolboxmeeting verbeterd kan worden.