7 tips voor veiligheid op kantoor: dit ben je verplicht

Als werkgever in de zakelijke dienstverlening wil je een veilige werkomgeving creëren voor je medewerkers, klanten en bezoekers. Dat is jouw verantwoordelijkheid. Maar wist je dat er wettelijke verplichtingen zijn die specifiek gelden voor kantoorpanden? We zetten de belangrijkste verplichtingen en praktische tips voor je op een rij. Zo kun je direct checken of jouw kantoor voldoet aan de eisen én hoe je veiligheid naar een hoger niveau tilt.

Waarom veiligheid strategisch belangrijk is voor jouw organisatie

Veiligheid is meer dan een wettelijke verplichting; het is een strategische investering in de continuïteit en reputatie van jouw bedrijf. Een goed veiligheidsbeleid vermindert niet alleen risico's op incidenten, maar verlaagt ook ziekteverzuim en versterkt je employer branding.

Bedrijven met een veilige en gezonde werkomgeving zijn aantrekkelijker voor talent en presteren beter. Denk aan een situatie waarin een BHV’er snel handelt bij een calamiteit: het kan niet alleen schade beperken, maar ook juridische complicaties en imagoschade voorkomen.

Bovendien is het goed regelen van veiligheidszaken een sterke troef bij klant- en partnerbeoordelingen. Als zakelijke dienstverlener laat je daarmee zien dat je professionaliteit en verantwoordelijkheid serieus neemt.

Bekijk ons incompany cursusaanbod >>

Wettelijke verplichtingen: wat moet je regelen?

1. Brandveiligheid en noodvoorzieningen
Een veilige werkomgeving begint bij een goed functionerend noodplan. Voor kantoorpanden gelden onder andere de volgende eisen:

Brandveiligheid: zorg voor werkende rookmelders en een goedgekeurde brandmeldinstallatie. Deze moeten regelmatig worden gecontroleerd.
Vluchtwegen en noodverlichting: vluchtwegen moeten altijd vrij en goed verlicht zijn. Controleer of noodverlichting naar behoren werkt.
Blusmiddelen: zorg voor voldoende en goed onderhouden blusmiddelen, zoals brandblussers of brandslangen.
Risico-Inventarisatie en -Evaluatie (RI&E)

2. Een RI&E is verplicht volgens de Arbowet.
Hiermee breng je de risico’s binnen jouw kantooromgeving in kaart. Denk aan fysieke gevaren, maar ook aan sociale veiligheid zoals pesten of intimidatie. Een preventiemedewerker speelt hierin een cruciale rol, en is verantwoordelijk voor het opstellen van een RI&E. Deze kun je bij ons laten opleiden.

3. Bedrijfshulpverlening (BHV)
Ieder kantoor is verplicht BHV’ers aan te stellen. Hoeveel? Dat is afhankelijk van het aantal medewerkers en de risico’s. BHV’ers moeten regelmatig trainen en oefenen om met zekerheid te kunnen handelen tijdens een calamiteit. Ze zijn de eerste schakel bij noodsituaties, van een brand tot een medische calamiteit.

4. Veilig gebruik van elektrische apparaten
Van laptops tot oplaadstations: verkeerd gebruik van elektrische apparaten kan leiden tot gevaarlijke situaties, zoals brand. Zorg dat medewerkers apparaten correct gebruiken en voorkom oververhitting, vooral bij lithium-ion batterijen. De energietransitie zorgt voor veel veranderingen, ook in kantoren. Als er iets misgaat met elektrische installaties of energieopslagsystemen kunnen de gevolgen direct ernstig zijn. Dit brengt nieuwe veiligheidsrisico’s met zich mee en extra uitdagingen voor BHV’ers. Brand en toxische rook ontwikkelen zich namelijk sneller. Ben daarop voorbereid!

5. Sociale veiligheid
We noemde het al kort; veiligheid gaat verder dan alleen fysieke maatregelen. Ook sociale veiligheid is een wettelijke verplichting volgens de Arbowet. Dit betekent dat je als werkgever verantwoordelijk bent voor het creëren van een werkomgeving waarin jouw medewerkers om kunnen gaan met ongewenst gedrag, zoals pesten, intimidatie en discriminatie. Hier kun je meer over lezen in onze gids voor een sociaal veilige werkplek.

Tips voor een veilig kantoor

Een veilige werkomgeving realiseren? Gebruik deze praktische tips:

Maak veiligheid bespreekbaar. Organiseer regelmatig toolbox-meetings om medewerkers bewust te maken van veiligheidsrisico’s of organiseer een cursus Veiligheidsbewustzijn
Test je noodplan. Voer ontruimingsoefeningen uit en evalueer de uitvoering om verbeterpunten te ontdekken.
Update je RI&E. Zorg dat jouw preventiemedewerkers de RI&E actueel houdt en betrek medewerkers bij het signaleren van nieuwe risico’s.
Train je BHV’ers op de nieuwe risico’s die de energietransitie met zich meebrengt. Zorg dat zij weten wat de veranderingen zijn en hoe te handelen.
Controleer noodvoorzieningen. Stel een jaarlijkse inspectieplanning op voor brandmelders, blusmiddelen en noodverlichting.
Stimuleer sociale veiligheid. Stel een vertrouwenspersoon aan en bied trainingen aan om ongewenst gedrag te minimaliseren en medewerkers weerbaar te maken.
Maak beleid tegen ongewenst gedrag: stel een duidelijk protocol of gedragsregels op en zorg dat medewerkers weten waar ze terechtkunnen.

Hoe veiligheid bijdraagt aan kostenbesparing en groei

Met een sterk beleid voor veiligheid zorg je niet alleen voor een gezonde werkcultuur, maar voldoe je ook aan je zorgplicht als werkgever. Een solide veiligheidsstrategie heeft een directe financiële impact. Denk aan lagere verzekeringspremies dankzij goedgekeurde noodvoorzieningen of het vermijden van boetes door naleving van Arbo-eisen. Daarnaast draagt een veilige werkomgeving bij aan productiviteit. Medewerkers die zich veilig voelen, presteren beter en zijn minder vaak ziek. Dit vertaalt zich direct naar een verbeterde winstgevendheid en een sterkere positie in de markt.

Advies of direct aan de slag?

Wil je zeker weten dat jouw kantoor voldoet aan de wettelijke verplichtingen? Of ben je op zoek naar maatwerkoplossingen, zoals een incompany BHV-training? Onze veiligheidsspecialisten helpen je graag verder. Neem contact op voor een vrijblijvend adviesgesprek of bekijk direct ons aanbod aan cursussen en trainingen op www.bhv.nl. Samen werken we aan een veilige en gezonde werkplek!

Offerte aanvragen

Adviesgesprek aanvragen

Lees meer

EHBO in de sport: waarom het belangrijk is voor sportclubs en trainers
Sporten brengt veel voordelen met zich mee, maar helaas ook risico’s. Of het nu gaat om een blessure tijdens het voetballen, een verstuiking bij het hardlopen of een andere onverwachte gebeurtenis: blessures komen vaak voor in de sportwereld. Hoe zorg je er voor dat je met zekerheid kan handelen?
De 5 belangrijkste basisregels bij het verlenen van EHBO
Of je nu een ervaren EHBO’er bent of je voor het eerst een EHBO-cursus volgt, het is essentieel om de basisregels van eerste hulp te begrijpen en toe te passen. In noodgevallen kunnen deze regels het verschil maken tussen snel herstel of ernstigere gevolgen. In dit artikel leggen we de vijf belangrijkste basisregels uit die je altijd in je achterhoofd moet houden bij het verlenen van eerste hulp.
Hoe vaak moet je een EHBO-cursus herhalen?
Heb jij je EHBO-diploma behaald en denk je dat je wel even vooruit kunt? Helaas is dat niet het geval. Om je kennis en vaardigheden up-to-date te houden, is het essentieel om je EHBO-cursus periodiek te herhalen. In dit artikel leggen we uit waarom herhaling cruciaal is, hoe snel je kennis kan vervagen en hoe vaak je de cursus moet volgen om effectief voorbereid te blijven in noodsituaties.
Calamiteit op de werkvloer: wie doet wat?
Op de werkvloer kan het elke dag gebeuren: een ongeluk, een medische noodsituatie, of een calamiteit waarbij direct handelen nodig is. Maar wie is er eigenlijk verantwoordelijk voor de eerste hulp in zo’n situatie? Is het de BHV'er, de preventiemedewerker, of de EHBO’er? En hoe werkt de samenwerking tussen deze rollen? In dit artikel leggen we uit wie wat doet bij een noodsituatie en wat de wettelijke verplichtingen zijn.
Wat moet er in een EHBO-koffer zitten? Een checklist voor elke werksituatie én onderweg
Een ongeluk zit in een klein hoekje. Of het nu op kantoor is, onderweg of op een bouwplaats, een goed uitgeruste EHBO-koffer kan levens redden. Maar wat moet jij als EHBO'er nu precies in een EHBO-doos hebben? En zijn er verplichtingen voor bedrijven? In dit artikel geven we je een handige checklist voor verschillende werksituaties, inclusief de redenen waarom bepaalde producten essentieel zijn. Ook kijken we naar specifieke benodigdheden voor bepaalde situaties, zoals de werkbus, vrachtwagen of sportomgeving.
3 redenen om een EHBO-cursus te volgen (ook als je denkt dat je het nooit nodig hebt)
Een val van de trap. Een allergische reactie. Een kind dat zich verslikt. Of iemand die plotseling in elkaar zakt. Je hoopt dat het je nooit overkomt. Maar als het gebeurt, wil je één ding zeker weten: dat je weet wat je moet doen. Een EHBO-cursus volgen is misschien niet het eerste waaraan je denkt bij het plannen van je werkweek, maar het is wél iets dat echt verschil kan maken. Thuis, op werk, op straat of bij de sportvereniging. EHBO-kennis is universeel toepasbaar. Hier zijn 3 sterke redenen om die cursus toch echt op je to-do-lijst te zetten.
De waarde van een BHV certificaat: meer dan een verplicht papiertje
Voor veel mensen is het BHV-certificaat vooral iets wat ‘moet’. Maar wist je dat het veel meer oplevert dan alleen het afvinken van een wettelijke verplichting? Een BHV-certificaat staat voor kunnen handelen in noodsituaties. Voor zekerheid, veiligheid en verantwoordelijkheid. Voor jezelf én voor anderen. En dat is flink wat waard, voor zowel werkgevers als werknemers.
Wat is het verschil tussen Hoofd BHV Operationeel en Hoofd BHV Strategisch?
Binnen een goed georganiseerde bedrijfsnoodorganisatie spelen zowel Hoofd BHV Operationeel/Coördinator als Hoofd BHV Strategisch een essentiële rol in de bedrijfshulpverlening. Maar wat is precies het verschil tussen deze functies, en hoe vullen ze elkaar aan?
Hoe kies je een geschikte preventiemedewerker?
Een preventiemedewerker speelt een cruciale rol in de veiligheid binnen een organisatie. Maar hoe kies je de juiste persoon voor deze functie? In dit artikel leggen we uit waar je op moet letten, welke vaardigheden essentieel zijn en hoe je ervoor zorgt dat je preventiemedewerker goed voorbereid is op zijn of haar taak.